Die richtigen Cloud-Tools für Start-Ups – ein Erfahrungsbericht

Bei der Gründung von yukon war klar, dass wir so flexibel wie möglich sein wollen, sowohl was die Auswahl unserer Tools betrifft als auch hinsichtlich unseres Arbeitsortes der zwischen Office, Home Office, gelegentlichen Phasen im Camper und natürlich beim Kunden vor Ort wechseln würde. Die Investitionen in Soft- und Hardware sollten anfangs möglichst gering sein und mit unserem Wachstum skalieren.

Damit war klar, dass wir außer Notebooks keine Hardware, insbesondere keine Server kaufen würden. So weit erst einmal kein revolutionäres Konzept.

Das auf dem Papier überzeugendste Angebot für ein solches Setup hat ganz klar Microsoft mit „Office 365 Business Premium“. Alles drin, alles dran: die Office-Programme als Vollversion, Outlook samt Exchange-Server in der Cloud, 1 TB Cloud-Speicher und viele weitere Features von Sharepoint bis zum neuen „Teams“.

Über Office, Outlook und Exchange muss ich nicht viel sagen. Bekannt, erprobt, vielleicht nicht geliebt aber gewohnt. Funktioniert wie erwartet. Der Rest des Pakets dagegen hat uns auf mehreren Ebenen überrascht:
Die Integration  der verschiedenen Tools fühlt sich bestenfalls nach einem Proof-of-Concept an. Ich bin Informatiker und habe daher zwar keine Lust, aber eine gewisse Fähigkeit, mich in komplexe Software hineinzudenken. In Office 365 habe ich meinen Meister gefunden. Es gibt Berechtigungsgruppen in Sharepoint, es gibt Gruppen in Teams, es gibt Gruppen in Exchange und alle haben irgendwie Einfluss aufeinander. Oder auch nicht? Fragen Sie mich nicht!

Die endgültige Entscheidung, alle Office 365 Komponenten mit Ausnahme der Office-Programme und Exchange wieder über Bord zu werfen, hat aber das Synchronisierungstool OneDrive erzwungen. One Drive (oder Sharepoint?) kann nicht mit allen Sonderzeichen in Dateinamen umgehen, die unter Windows erlaubt sind. Nota bene: beides sind Microsoft-Produkte, wie dem aufmerksamen Leser nicht entgangen sein dürfte. One Drive hängt sich bei der Synchronisierung immer wieder auf, ohne dass für den Nutzer erkennbar wäre, welche Datei die Ursache ist. Die einzige Arznei für diesen Zustand ist dann, die gesamte Synchronisierung zu beenden und alle Daten neu zu synchronisieren, was bei ein par Gigabyte nicht so arg viel Spaß macht. Am Ende dieses Spiels hatten wir einige Dateien unwiderruflich irgendwo im Nichts zwischen OneDrive Client und Office 365 Sharepoint verloren.

Also doch Google Drive? Oder gleich die GSuite? Mein Google weiß sowieso alles über mich. Wir testeten also und siehe da, die Software-Götter bei Google haben es auch nicht geschafft eine einigermaßen stabile Synchronisierung zu bauen. Dateien waren angeblich unlesbar oder nicht vorhanden und wurden nicht synchronisiert. Beim nächsten Versuch dann vielleicht doch, oft aber auch nicht. Zumindest sieht man bei Google welche Dateien einen Fehler verursacht habe. Schon mal ein Fortschritt.

Zuletzt sind wir also doch reuig zu Dropbox zurückgekehrt. Das ist zwar der teuerste der Cloud-Speicherdienste aber er funktioniert einfach so, wie man es als Nutzer erwartet. Bislang ohne Probleme.

Thema Datenschutz: alle genannten Dienste speichern die Nutzdaten (nicht aber die Metadaten) verschlüsselt auf den Servern der Cloud. Das ist aber ein Stück weit Augenwischerei, denn nirgends gibt es eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung, die allein verhindern würde, dass der Cloud-Anbieter selbst die Daten beliebig mitlesen kann. Wirklich sensible Daten, die man weder dem Anbieter noch der NSA zeigen möchte, muss man vor dem Hochladen also selbst lokal verschlüsseln. Es gibt durchaus Cloud-Speicherdienste mit Ende-zu-Ende Verschlüsselung anbieten (z.B. Hornetdrive aus Deutschland), die aber etwa das zehnfache kosten.

Wichtig ist es auch, das Backup der Cloud-Daten nicht zu vergessen. Nicht aus Angst um Datenverlust durch Systemausfall; schließlich hat man ja ohnehin Kopien der Daten auf den verschiedenen Clients. Sondern weil ein Bedienfehler (versehentliches Löschen auf einem Client) sich schnell in die Cloud und auf alle anderen Clients synchronisiert und dann alle Kopien der Daten gelöscht sind.

Was gibt es noch? Für Agentur- oder Beratungstätigkeiten natürlich die Zeiterfassung: mit Clockodo haben wir uns schnell angefreundet und sind damit sehr zufrieden. Flexibel, gute App, gute Auswertungen.

Wir nutzen Atlassian’s Jira zur Projektorganisation sowie Confluence als Wiki zur Collaboration. Besten bekannt und bewährt, so dass ich dazu nicht viel schreiben muss. Wem Jira zu komplex oder zu teuer ist, oder wer gemeinsam mit Kunden auf einfache Weise Projekte steuern möchte ohne das Tool erklären zu müssen, fährt mit dem sehr intuitiven Trello gut. Eine Integration mit Dropbox ist auch an Bord.

Buchhaltung? Muss leider auch sein. Unser Steuerberater hat uns „Unternehmen Online“ von der DATEV empfohlen. Nicht sexy, nicht sehr modern, funktioniert gut und ist wirklich praktisch für die papierlose Kommunikation mit der Steuerkanzlei.

So, das war unser Setup und unsere Erfahrung. Vielleicht hilft es dem ein oder anderen, sich ein paar Stunden Recherche und Ärger zu ersparen.